La microgestión puede entenderse como una forma de estar muy cerca de los temas y del trabajo de los colaboradores, pero puede derivar en problemáticas nocivas para el desempeño y el logro de resultados, cuando por “exceso de cercanía” se limita la autonomía del equipo, al punto de generar desmotivación, falta de compromiso y desinterés por las iniciativas.
Ser conscientes de esas consecuencias indeseables es el primer paso para cambiar el enfoque y gestionar de una manera más productiva, sin perder contacto con la realidad, los proyectos y los cursos de acción.
Entre los principales efectos negativos de la microgestión destacamos:
- Pérdida de eficiencia:
Darle excesiva atención a los pequeños detalles es gastar el tiempo en cuestiones generalmente irrelevantes, quitando tiempo y energía valiosos a otros asuntos con mas relevancia y criticidad.
- Desmotivación:
Es una consecuencia directa de la falta de disposición para delegar, sumada a la presión derivada de un seguimiento estrecho sobre lo que hacen todos los trabajadores. La desmotivación se manifiesta como un efecto de la falta de confianza y se expresa en la falta de iniciativa, compromiso y sentido de pertenencia al grupo.
- Incremento del estrés:
Cuando la persona que gestiona el equipo está excesivamente pendiente de los detalles más pequeños, ejerce excesiva presión sobre los empleados, de modo que puede aumentar notablemente el estrés de los miembros de la plantilla, lo cual puede producir problemas como el síndrome del quemado (burn out).
- Empeoramiento del ambiente de trabajo:
Cuando el manager está excesivamente pendiente de cada pequeño detalle y hace un monitoreo agobiante sobre el colaborador y su trabajo, es seguro que surgirá irritación y malestar manifestado en diversas formas, como discusiones sin sentido, fatiga y cansancio, rotación excesiva, pérdida de respeto y mucha sobrecarga del “canal informal de comunicación” (quejas de pasillo, rumores, formación de liderazgos informales, etc.). Todo ello provoca obviamente un deterioro creciente del clima laboral. .
Cómo evitar las consecuencias negativas de la microgestión:
Como se ha dicho mas arriba, lo primero es ser conscientes del problema y para ello sugerimos realizar el test de Wrike que se incluye al final de este artículo.
Luego si se detecta que la microgestión esta afectando negativamente el desempeño, es tiempo de poner atención en dos enfoques fundamentales: la productividad global y la delegación, para conseguir un mejor rendimiento de los equipos de trabajo.
Técnicas alternativas a la microgestión:
Para conseguir aumentar la productividad, existen muchas técnicas cuya eficiencia ha sido más que probada y que pueden ser una alternativa ideal a la microgestión, entre ellas podemos mencionar:
Una de ellas es técnica “Pomodoro” desarrollada por Francesco Cirillo en la década del 80 y que tiene como objetivo realizar las tareas que se hayan definido en bloques de tiempo de 25 minutos, para validar la capacidad de producir controlando los progresos de los trabajadores en cada bloque de tiempo.
Otra opción es la Matriz de Eisenhower, muy útil cuando los colaboradores tienen tendencia a dispersarse. Con esta técnica se les obliga a priorizar lo realmente importante, evitando pérdidas de tiempo en tareas que resultan poco provechosas.
Más allá de estas técnicas, lo aconsejable es implementar modelos de gestión más flexibles orientados al empoderamiento de los equipos de trabajo y a una autonomía responsable, sobre la base de objetivos claros e indicadores cuantificables para medir avances y resultados.
A continuación del test de Wrike
Test de Wrike: ¿eres un micromanager o tienes un microgestor?
Pregunta 1: Generalmente, las juntas semanales son…
a. Tú escuchando mientras tu manager o gerente establece prioridades
b. Tú hablándole a un salón silencioso
c. Un intercambio de ideas entre tú y tus colegas
Pregunta 2: Las sesiones de lluvia de ideas son…
a. Una oportunidad de escuchar nuevas sugerencias para encontrar la mejor solución
b. Una manera sencilla para conocer buenas ideas y descartar las malas
c. Una pérdida de tiempo, ya que ninguna de las ideas serán tomadas seriamente
Pregunta 3: Cuando alguien nuevo se une al equipo, tú…
a. Esperas que tu jefe haga las presentaciones
b. Ofreces tu ayuda y tal vez le pides su opinión sobre algunos temas
c. Diriges su camino por cada tarea hasta que aprende las técnicas
Pregunta 4: Cuando te piden ayuda, tú…
a. Les resuelves el problema para que no tengan que preocuparse por trabajo extra
b. Los diriges a tu manager, quien sabrá la respuesta exacta
c. Les enseñas cómo resolver el problema
Pregunta 5: Al delegar trabajo, tú…
a. Piensas: «¿Delegar trabajo? No lo necesito, puedo hacerlo en solitario»
b. Asignas la tarea y compartes un resumen de los detalles y las expectativas
c. Se lo pasas a tu manager, quien sabrá a quién delegar el trabajo
Pregunta 6: Cuando inicia un nuevo proyecto, tú…
a. Das una vista general, una lista de expectativas y ofreces tu ayuda
b. Das una lista detallada de prioridades, expectativas y acciones por tomar
c. Pides una lista detallada de prioridades, expectativas y acciones por tomar
Pregunta 7: Al tomar decisiones en un proyecto, tú…
a. Le preguntas a tu project manager cómo quieren que lo hagas
b. Pides opinión a tus colegas
c. Haces lo que parece correcto
Pregunta 8: Cuando descubres que el proyecto de tu compañero o compañera está casi listo, tú…
a. Preguntas si necesita ayuda de último minuto en su proyecto
b. Te aseguras de que tengan la aprobación del manager antes de continuar
c. Revisas cada detalle para asegurarte de que todo está en orden
Pregunta 9: Al comentar el trabajo de tu compañero de equipo, tú…
a. Señalas cada error y sugieres mejoras
b. Lo llevas con tu manager para una opinión final
c. Pasas a su cubículo para dar algunos puntos de crítica constructiva
Pregunta 10: Al elegir una película, prefieres aquellas que…
a. Tienen un final feliz para todos
b. Tienen figuras de autoridad prominentes
c. Le dan su merecido al gran villano
Suma tus puntos:
1. a = 1; b = 3; c = 2
2. a = 2; b = 3; c = 1
3. a = 1; b = 2; c = 3
4. a = 3; b = 1; c = 2
5. a = 3; b = 2; c = 1
6. a = 2; b = 3; c = 1
7. a = 1; b = 2; c = 3
8. a = 2; b = 1; c = 3
9. a = 3; b = 1; c = 2
10. a = 2; b = 3; c = 1
Resultados
21 a 30 puntos: Es posible que seas un micromanager
Deberías revisar como gestionas el equipo de trabajo. Es importante dar una oportunidad a las ideas de los demás, pedir y recibir opiniones, dar feedback, lograr iniciativa y compromiso verdadero.
11 a 20 puntos: Probablemente eres un gran integrante de equipo
Sabes cuándo aportar tus propias ideas y cuándo apreciar el trabajo de tus compañeros, apoyas a tus colegas y esperas lo mismo de regreso.
1 a 10 puntos: Parece que estás siendo microgestionado
Tal vez sea oportuno hablar del tema con las personas que te microgestionan y pedirles que traten tus sugerencias con más respeto e interés. También es una excelente oportunidad para consensuar un trabajo mas autónomo y responsable, basado en resultados.