Se define al benchmarking como el ejercicio sistemático y continuo de evaluar comparativamente productos, servicios y procesos de trabajo en todo tipo de organizaciones.
Su metodología permite detectar cuáles son aquellos productos, servicios, procesos y prácticas “mejores en su clase”, para así poder identificar oportunidades de mejora.
Si el benchmarking se realiza dentro de una misma organización o estructura, se pondrá el foco en el estudio de los propios procesos de trabajo, para lo cual se analizarán comparativamente las distintas unidades de negocio, sucursales o sectores que la integran. De esta manera, se apunta a detectar las mejores prácticas, para guiar en ese sentido el desempeño general de toda la compañía.
Pero también se puede hacer benchmarking externo de dos tipos: “funcional” cuando la comparación radica en una actividad, proceso o función independientemente del rubro o industria; o bien “competitivo”, cuando la comparación se realiza entre players en el mismo segmento de mercado
En cualquier caso, el benchmarking debe enfocarse a aquellos procesos o actividades consideradas clave por la organización, para mantener su competitividad y un alto nivel de satisfacción del cliente.
Beneficios del benchmarking:
Entre los principales aportes de la práctica periódica del benchmarking podemos mencionar los siguientes:
• Los resultados del benchmarking generan un conocimiento en detalle del funcionamiento de la organización.
• Esos resultados conducen la búsqueda de altos estándares de calidad y mejores prácticas.
• Es una herramienta que posibilita el mejoramiento continuo de la organización, a través del estudio permanente de los propios procesos de trabajo.
• Las acciones a implementar redundan en un incremento de la calidad y de la percepción de valor por parte de los clientes.
Implementación del benchmarking
Podemos reconocer cinco fases o etapas fundamentales en el proceso de implementación del benchmarking:
1. En esta etapa se define aquello que se va a medir y la forma en la que se realizarán las mediciones.
En este paso es clave es identificar correctamente los indicadores del desempeño que serán evaluados en la comparación, para lo cual es muy importante reconocer los componentes de la cadena de valor de la organización.
2. La segunda etapa es el relevamiento y recopilación de los datos necesarios para a comparación.
Esta fase es fundamental, ya que exige solicitar la información interna, o externa a la organización, a través de formularios u otros instrumentos y asegurar que se reciba la información adecuada en los plazos requeridos. En este punto es fundamental la digitalización y automatización del proceso con herramientas modernas de Data Analytics.
3. En la tercera etapa se analizan los elementos que causan las diferencias entre las actividades, procesos o áreas bajo análisis. Una vez identificada la magnitud de las diferencias, es el momento de proponer las mejoras que hay que llevar a cabo.
Gracias a la tecnología de Data Analytics podemos procesar enormes volúmenes de datos en pocos segundos y presentarlos en la forma de indicadores y gráficos de muy fácil y atractiva lectura, ayudando a reconocer en qué áreas se debe poner más atención y mejorar.
4. La etapa de comunicación de los resultados del benchmarking a todas las entidades intervinientes, debe asegurar la correcta interpretación de los indicadores y de los resultados obtenidos por efecto de la comparación.
Aquí también se manifiesta la importancia de contar con herramientas apropiadas para la presentación de la información, las cuales faciliten la interacción con los datos y permitan mostrar los mismos a través de distintos filtros o segmentaciones, con la posibilidad de hacer agregaciones y perforaciones (data mining) y así permitirnos llegar a conclusiones valiosas en forma clara y directa.
5. Por último, corresponderá desarrollar los planes de acción que permitan optimizar una determinada variable o proceso, para lo cual se deberá definir el programa de trabajo, la asignación de recursos y la determinación de responsabilidades.
En este punto será clave hacer el tracking del proceso de ejecución, monitoreando el cumplimiento de los objetivos fijados, los cuales han surgido a consecuencia del benchmarking.
Comentario final
Finalmente y a modo de conclusión, podemos afirmar que el benchmarking ayuda a analizar ordenadamente el conjunto de factores gravitantes para el éxito del negocio y además permite aprender de los logros de otros para aplicarlos a los propios procesos de mejora.
Frente a mercados altamente volátiles y competitivos, es una herramienta muy útil para aumentar la competitividad y, en la medida que se lo aplique de forma constante, será un excelente impulsor de la mejora continua.
Si desea conocer como implementar benchmarking en su organización, comuníquese con info@dasolution.com.ar
15-02-2022